給与計算を間違わないために

給与計算は正確にできて当たり前です。

社員は正しい金額が支給日当日に支払われると、当然に思っています。

ただし、実際にはミスすることもありますよね(泣けてきますが…)。


正確に給与計算するために特に注意すべき点は、以下の3つが重要であると考えています。

1. マスター登録を正確にすること

2. 変更事項を見逃さないこと

3. 手入力をしないこと

特に1.と2.は当然のことと思われますが、間違いなく給与計算に反映するには相当気を使う必要があります。


1. マスター登録を正確にすること

例えば、時間単価の登録にミスがあった場合、時間外(残業)手当の計算も間違えてしまいます。

初回登録時のミスに気がつかないと、その後に確認する機会もなかなかなく、そのまま間違い続ける可能性があります。

取り返しのつかないことになってしますので、十分ご注意ください。


2. 変更事項を見逃さないこと

担当者としては、1つの変更事項が他に及ぶ影響を意識しておく必要があります。

例えば、「通勤手当の変更があったら、月変の可能性がある」とか「結婚の報告があったら、慶弔金を支給する」とかです。

社員は通勤手当や結婚の報告しかしないので、正確に給与計算するために社会保険や社内規定をしっかり把握しておいてください。

「月変をしなかった」「慶弔金を支給しなかった」は担当者のミスとなります。


また、やっかいなのは今後の変更事項が翌月だけでないことです。

社員からの報告は、翌月、翌々月、○か月後の変更事項が混在します。

また、変更事項はその月で済むこともありますが、数か月に渡って処理する必要があるケースもあります。


3. 手入力をしないこと

1.と2.に問題ないのに間違えるとしたら、原因は手入力です。

手入力をするから効率が悪く、しかもミスが起きる可能性が高まります。

なるべく給与計算ソフト(もしくはエクセル)の計算式を活用し、勤怠情報をそのまま使うようにしましょう。

そのために、勤怠情報はデータで扱うことをお薦めします。


間違わないために、2重チェックは有効です。

人の目を変えてチェックすることで予防の効果は高まります。

ちなみに私は給与計算ソフトとエクセルでそれぞれ計算し、結果が同じになっているかをエクセル(マクロ)でチェックするように自動化していました。

いかに手を介さない仕組みを作ることが、給与計算を間違わないためのポイントになります。

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