私が就業規則を作成・運用する際、特に心掛けていることは以下の2点です。
① ルールありきでないこと
② 常に見直す意識を持つこと
① ルールありきでないこと
就業規則を作ることが目的ではありません。実際の社内ルールを明確化することが目的となります。
「ルールを作って運用する」でなく、「運用されていることをルール化する」が正解です。
人事担当者としては、どうしてもあらゆる事案を想定してルール化したい気持ちになるかもしれません。
ただ、(懲戒規定以外)現実に無いことをルール化してもあまり意味はありませんし、お薦めもできません。
② 常に見直す意識を持つこと
就業規則を作ったとしても、それで終わりではありません。時間の経過とともに必ず見直していく必要があります。
法律も変わりますし、会社も社員も変わります。状況が変われば、当然ルールも変わってきます。
ただ、作成して数年経ったから見直そうとしても、一気に見直すことはなかなか困難なことです。
常に見直す意識を持つためのコツは、ちょっとした運用上の疑問でもその都度メモを取っておくことです。
当たり前のようですが、メモを溜めておいて変更時にまとめて活かすって、思っている以上にできていないように感じます。
昨今は生成AIを活用する事例もあり、模範回答をしてくれるかもしてませんが、AIに自社のことは分からないですからね。