最近はチャットツールやSNSの普及により、社内外のコミュニケーションが格段にスピーディとなりました。
とは言え、社外の相手とのやり取りでは、未だにメールが中心です。
残念ながら、そのメールをチャットのように扱ってしまうケースが見受けられます。
例えば、件名が「お疲れ様です」だけ、本文が「了解しました」「よろしくお願いします！」の一文のみとか…
スピード重視でスマホから返信しているかもしれませんが、社外の相手からすると雑な印象を与えてしまってもおかしくありません。
ビジネスマナーを疑われてしまうことすらあり得ます。
メールは、本来「ビジネス文書」としての性格を持つツールです。
内容を整理し、誰がいつ何を依頼・報告したのかを明確に残ることが重要視されるものです。
後日、やり取りを確認した際にも、状況が正確にわかるように書かれていることが望まれます。
社外とのやり取りでは、相手の立場や社風も様々です。
だからこそ、メールには一定の形式と敬意を保つことが必要となります。
急いで返信するよりも、一呼吸おいて文章を整える、スピードが求められる時代だからこそ、そのひと手間が信頼の積み重ねにつながるはずです。
チャットは会話ですが、メールは文書なのです。
この線引きを意識するだけで、ビジネス上の印象は大きく変わります。
そう、メールはその使い方次第で相手の信頼を勝ち取るかどうかの決め手となるくらいのツールになります。