私は顧問先に対して、勤怠管理システムの導入をお薦めしています。
初期設定は大変ですが、そこさえ乗り越えれば圧倒的にメリットのほうが大きいからです。
導入後、基本的に勤怠の集計は自動化できるようになります。
ただ、それは勤怠データがあってのことになります。つまり、打刻漏れが無いことが必須要件となります。
残念ながら、どのように打刻をさせるかは会社によると思いますが、どの打刻方法であっても忘れてしまう社員はいるものです。
打刻漏れがあった場合、後からシステム内の申請で打刻をするこもできるのですが、そういう社員に限って申請もしてくれないことが多いのです。
そうなると、いつまで経っても勤怠を確定できません。
おそらく、待っていても無駄に時間が過ぎていくだけです。
では、そのような時の対応はどうすれば良いのでしょうか？
主に下記の2つになると思われます。
①定時の始業・終業時刻で確定してしまう
打刻漏れがあった場合、期間を設けて、申請でその日の始業・終業打刻をしてもらうようにします。
期間内に申請が無かった場合は、管理者側が定時で勤怠を確定してしまうのです。
②通常の出退勤は自動打刻とする
自動打刻なので、打刻漏れはありません。
期間を設けて、定時以外の勤怠（遅刻・早退・残業）があった場合に申請してもらうようにします。
期間内に申請が無かった場合は、そのまま勤怠を確定してしまうのです。
①②とも遅刻・早退・残業があった場合に無かったことになるので課題として残りますが、勤怠集計ができないと給与計算もできません。
社員数によりますが、1つ1つの打刻漏れを確定していくのは、非常に大変な作業となります。
一定のルールは必要ですが、あとは割り切って勤怠を確定してしまうほうが良いと思います。
むしろ、そうしないとキリがありません。
